BANDUNG-Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia Jawa Barat (Kemenkumham Jabar) ikuti Pembinaan alih media, arsip vital dan arsip permanen yang diselenggarakan oleh Biro Umum Sekretariat Jenderal secara virtual, pada Selasa pagi ini (29/03/22) yang mengambil tempat di Ruang Sahardjo.
Turut hadir Kepala Subbagian Kepegawaian, Tata Usaha dan Rumah Tangga Yana Rubiyana dan sejumlah staf Pengelola Arsip baik Kanwil maupun Unit Pelaksana Teknis (UPT). Kegiatan ini juga merupakan salah satu kegiatan yang dijadikan sebagai rencana kerja tahunan yang ada di lingkungan Kementerian Hukum dan HAM dan akan dinilai oleh Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia (Kemenpan RB).
Alih media adalah kegiatan pengalihan media arsip dari suatu media ke media lainnya dalam rangka memudahkan pengaksesan arsip. Alih media arsip dilaksanakan dalam bentuk dan media apapun sesuai dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan. Dalam digitalisasi arsip vital dan permanen, para pengelola arsip diwajibkan untuk membuat SK Tim Alih Media Arsip Vital dan Arsip Permanen yang dibuat oleh Satuan Kerja Unit Utama baik Kantor Wilayah maupun UPT dengan susunan pengarah, penanggung jawab, ketua dan anggota. Di samping itu, diwajibkan untuk membuat daftar arsip vital dan arsip permanen, membuat daftar arsip alih media, membuat berita acara alih media arsip. Selain itu, pengelola arsip harus melalukan penyampaian informasi arsip alih media dengan hak akses terbuka ke Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) sebagai informasi publik. Dalam hal ini pengelola harus paham dalam memilah mana informasi yang layak disajikan dan mana yang tidak layak untuk disajikan. Dan tak kalah pentingnya, membuat laporan berkala B03, B06, B09 dan B12.
Dalam membuat daftar alih media arsip, didalamnya harus memuat unit pengolah, nomor urut, jenis arsip, jumlah arsip, kurun waktu dan keterangan. Alih media arsip diautentikasi oleh pimpinan di lingkungan pencipta arsip dengan memberikan tanda tertentu yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan arsip hasil alih media. Tanda tertentu yang dilekatkan dengan metode digital signature (security), public key/private key (akses), watermark (copyright) dan atau metode lain sesuai dengan perkembangan teknologi.
(Red/foto : Hot)